از مدیریت تیم‌های دورکار گرفته تا انعقاد معاملات تجاری خارجی، ویدئو کنفرانس به نیازی حیاتی برای کسب‌وکارها در هر اندازه و با هر فعالیتی تبدیل شده است. به همین دلیل، شرکت‌ها و کسب‌وکارهای موفق باید راه‌کار مناسبی برای برگزاری کنفرانس‌های ویدئویی با کیفیت بالا به عنوان مهم‌ترین بخش کار و ارتباطات از راه دور داشته باشند. در این مطلب، درباره ویدئو کنفرانس، کاربردهای آن و بهترین روش برای برگزاری کنفرانس‌های ویدئویی بیشتر توضیح می‌دهیم.
منظور از ویدئو کنفرانس چیست؟
کنفرانس ویدیویی جلسه‌ای است که دو یا چند شرکت‌کننده دارد. این شرکت‌کننده‌ها از مکان‌های مختلف با استفاده از رایانه، صدا و تصویر با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. ویدئو کنفرانس فرصتی برای شرکت‌های تجاری و کسب‌وکارهاست تا از شهرها و کشورهای مختلف با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و در عین حال، در زمان و هزینه‌هایشان صرفه‌جویی شود و دردسرهای مربوط به سفرهای کاری را نداشته باشند.
تجهیزات مورد نیاز برای ویدئو کنفرانس
برای برگزاری ویدئو کنفرانس باید تجهیزات مربوط به آن را آماده کنید. مهم‌ترین تجهیزاتی که در کنفرانس‌های ویدئویی کاربرد دارند، عبارت‌اند از:
- صفحه نمایشگر که ممکن است لپ‌تاپ، رایانه رومیزی یا نمایشگر تجاری باشد.
- میکروفون یا دوربین که می‌تواند میکروفون و وب‌کم لپ‌تاپ یا رایانه یا میکروفون و وب‌کم USB باشد.
- بلندگو که ممکن است بلندگوی داخلی رایانه، بلندگوهای خارجی یا تلفن کنفرانس باشد.
- اتصال به اینترنت از طریق وای‌فای یا اترنت.
- نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی.
روش‌های برگزاری کنفرانس ویدئویی
برگزاری ویدئو کنفرانس به روش‌های مختلفی امکان‌پذیر است که بسته به نیازهای تجاری خود می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. روش‌های برگزاری ویدئو کنفرانس عبارت‌اند از:
- سیستم ویدئو کنفرانس تله پرزنس: در این روش از چندین نمایشگر استفاده می‌شود تا همه احساس کنند که شخصا در جلسه حضور یافته‌اند.
- سیستم ویدئو کنفرانس رومیزی: در این روش، تمام سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز برای کنفرانس ویدئویی روی رایانه یا لپ‌تاپ تعبیه می‌شوند.
- ویدئو کنفرانس مبتنی بر اتاق: در این روش، فناوری کنفرانس ویدئویی در خود اتاق تعبیه شده است.
مهم نیست که چه نوعی از ویدئو کنفرانس را انتخاب می‌کنید. کنفرانس ویدئویی به هر شکلی که برگزار شود به شما کمک می‌کند تا با همکاران، مشتریان و کارمندان خود ارتباط برقرار کنید.
ویدئو کنفرانس چه کاربردهایی دارد؟
برخی از شرکت‌ها دفاتر و شعبه‌های متعددی دارند که برگزاری جلسات حضوری هفتگی یا ماهانه برای آنها مقرون‌به‌صرفه نیست. ارتباطات ویدئویی به چنین کسب‌وکارهایی کمک می‌کند تا میان دفاتر خود تعاملات مؤثر و سازنده برقرار کنند.
کنفرانس ویدئویی در محیط‌های آموزشی نیز کاربرد دارد. یک معلم یا استاد با کمک این فناوری می‌تواند از هر جایی از دنیا برای دانش‌آموزان یا دانشجویان خود مباحث درسی را توضیح بدهد. این ویژگی در کسب‌وکارها نیز اهمیت دارد. به عنوان مثال، اگر مدیران شرکتی بخواهند از اساتید مطرح جهانی برای آموزش آخرین استانداردهای صنعت خود کمک بگیرند، کافیست با یکی از آنها از طریق ویدئو کنفرانس ارتباط برقرار کنند تا برای کارکنان خود کارگاه‌های آموزشی برگزار کنند.
ویدئو کنفرانس برای برگزاری جلسات منظم با کارکنان شرکت یا مورت با سهام‌داران درباره آخرین فعالیت‌های تجاری نیز کاربرد دارد. ممکن است برای اعلام تغییرات مهم در یک شرکت مانند معرفی مدیرعامل جدید یا ارائه اطلاعات به روشی تعاملی از ویدئو کنفرانس استفاده شود. در چنین شرایطی، همه شرکت‌کنندگان در جلسه معارفه یا آموزشی می‌توانند درباره آنچه روی صفحه نمایشگر می‌بینند، صحبت کنند و نظر بدهند.
هتل‌ها و سالن‌های کنفرانس آنها نیز گاهی اوقات خدمات ویدئو کنفرانس را در اختیار مهمانانی قرار می‌دهند که به چنین خدماتی نیاز دارند. ممکن است برخی از سوئیت‌ها یا اتاق‌های کنفرانس یک هتل به ابزارهای کنفرانس ویدئویی مجهز شده باشند تا مهمانان تجاری از آنها برای برگزاری بهتر جلسات خود استفاده کنند.
کامپیوتر یکپارچه دیجی سان؛ ابزاری برای ویدئو کنفرانس هوشمند
همان‌طور که قبلا توضیح دادیم، یکی از مهم‌ترین ابزارهای برگزاری ویدئو کنفرانس رایانه است اما آیا تابه‌حال به این فکر کرده‌اید که به جای رایانه رومیزی یا لپ‌تاپ از کامپیوترهای یکپارچه استفاده کنید؟
کامپیوترهای یکپارچه دیجی سان مثل رایانه رومیزی نیاز به سیم‌کشی‌های دست‌وپاگیر ندارند. این رایانه‌های همه‌کاره منبع تغذیه، هارد و تمام محتویات یک کیس کامپیوتری را در خود جای داده‌اند و درگاه HDMI، USB، LAN و WIFI دارند. برای استفاده از آنها نیز می‌توانید از ماوس و کی‌برد بی‌سیم یا صفحه نمایشگر لمسی این کامپیوتر استفاده کنید. بنابراین، اتاق جلسات و کنفرانس‌های شما نظم خاصی می‌گیرد و حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسید.
علاوه‌براین، کامپیوتر یکپارچه دیجی سان در ابعاد مختلفی تولید می‌شود. برای تجهیز سالن کنفرانس و برگزاری بهتر ویدئو کنفرانس می‌توانید از این کامپیوترها و ترکیبی از روش‌های مختلف برگزاری ویدئو کنفرانس استفاده کنید. برای این کار، کافیست کامپیوترهای یکپارچه ۲۴ اینچی دیجی سان را روی میزهای اتاق قرار بدهید. روی دیوارها و در بخش انتهایی اتاق یا سالن کنفرانس نیز می‌توانید یک نمایشگر تجاری یا کامپیوتر یکپارچه دیجی سان در اندازه ۷۵ اینچ نصب کنید. به این ترتیب، از سیستم ویدئو کنفرانس تله پرزنس و سیستم مبتنی بر اتاق استفاده می‌کنید تا جلسات تعاملی‌تر، هوشمندانه‌تر و سازنده‌تر برگزار شوند.
برای تجهیز سالن کنفرانس و برگزاری ویدئو کنفرانس می‌توانید همین حالا با کارشناسان فروش دیجی سان تماس بگیرید. این کارشناسان ابتدا سالن کنفرانس مورد نظر شما را بررسی می‌کنند. سپس، با توجه به شرایط تجاری و ویژگی‌های سالن کنفرانس شما بهترین نمایشگرها و کامپیوترهای یکپارچه را به شما پیشنهاد می‌دهند تا از ویدئو کنفرانس برای رونق کسب‌وکار خود بهره ببرید.